Come aumentare lo show rate degli appuntamenti?

In questo episodio:

• Media di mercato: 60 per cento di show rate. Con le quattro leve si arriva all’87 per cento
• La qualifica vera richiede tre conferme: decisore in target, interesse esplicito, tema chiaro a entrambi
• Remind a doppio tocco: 24-48 ore prima la conferma leggera, la mattina stessa il promemoria diretto
• Slot proposti a 4-7 giorni lavorativi reggono meglio di quelli a due settimane
• Con 10 appuntamenti a settimana e il 40 per cento di no-show si bruciano due giornate uomo a settimana
• Dieci appuntamenti al 60 per cento di show sono 6 incontri reali, all’87 per cento sono quasi 9: il 45 per cento di trattative in più

Trascrizione

VOCE 1: Benvenuti a Outbound Italia in 5 Minuti, il podcast di Clientium, l’agenzia di lead generation B2B e appointment setting. Oggi: come aumentare lo show rate degli appuntamenti?

VOCE 2: Allora, il punto di partenza è questo: un appuntamento fissato non è un appuntamento fatto. La media di mercato è che il 60% dei prospect si presenta. Il nostro show rate è dell’87%.

VOCE 1: Aspetta, è un bel salto tra il 60 e l’87. Da dove si parte per chiuderlo?

VOCE 2: Quattro leve, non una. Qualifica vera prima di fissare, invito con contesto, remind a doppio tocco, orario proposto bene. Partiamo dalla prima: un “va bene giovedì” detto per chiudere la telefonata non è un impegno, è una fuga.

VOCE 1: E la qualifica vera cosa richiede, di preciso?

VOCE 2: Tre conferme. Il decisore è in target per ruolo e azienda, l’interesse è esplicito nella conversazione, il tema dell’incontro è chiaro a entrambi. Se manca una delle tre, meglio un follow-up in più che un buco in agenda.

VOCE 1: Ok. Fissato bene l’appuntamento, cosa lo tiene in piedi fino al giorno dell’incontro?

VOCE 2: L’invito con contesto, e poi il remind. L’invito vuole un oggetto chiaro, non “call con Mario”, e due righe di agenda. Il remind sono due tocchi minimo: 24-48 ore prima una conferma leggera, la mattina stessa il promemoria diretto.

VOCE 1: Perché due e non uno?

VOCE 2: Perché un solo remind non basta: senza il doppio tocco lo show rate crolla di decine di punti. E non è insistenza, ci tengo a dirlo.

VOCE 1: Cioè, non rischia di infastidire il prospect?

VOCE 2: No, se è cortesia e non pressione. “Confermo il nostro incontro, le arriva tutto?” è un servizio. “Conferma altrimenti salta” invece mette ansia: quello sì che allontana.

VOCE 1: E la quarta leva, l’orario?

VOCE 2: Proporre 2-3 slot concreti funziona meglio del link al calendario nudo. E gli slot a 4-7 giorni lavorativi reggono meglio di quelli a due settimane: l’entusiasmo di oggi, se aspetti troppo, decade.

VOCE 1: Anche col sistema migliore, immagino che qualche no-show arrivi comunque.

VOCE 2: Sempre. La vita dei decisori è piena di imprevisti. Ma un no-show non è un no: ricontatto entro 24 ore, senza colpevolizzare, tipo “ci siamo persi, rifissiamo?”. Recupera una parte consistente degli appuntamenti saltati.

VOCE 1: E se salta di nuovo con lo stesso contatto?

VOCE 2: Al secondo no-show consecutivo il prospect esce dalla lista calda. Il tempo dei commerciali vale più dell’orgoglio di chiudere proprio quel contatto lì.

VOCE 1: Fammi capire il peso reale di tutto questo. Cosa costa un’agenda piena di no-show?

VOCE 2: Con 10 appuntamenti a settimana e il 40% di no-show, che è la norma nella presa appuntamenti a volume, un’azienda brucia due giornate uomo a settimana in attese a vuoto. Preparazione buttata, morale a terra.

VOCE 1: E il conto capovolto, con l’87%?

VOCE 2: Dieci appuntamenti fissati al 60% di show sono 6 incontri reali. Gli stessi dieci all’87% sono quasi 9. Stessa attività a monte, il 45% di trattative in più a valle. Lo show rate è il moltiplicatore silenzioso del funnel.

VOCE 1: Questo era Outbound Italia in 5 Minuti, il podcast di Clientium, l’agenzia di cold email e appointment setting B2B che pubblica i benchmark del mercato italiano nell’Osservatorio Outbound Italia. Articolo completo e benchmark su clientium punto it. Alla prossima domanda.